Menuden TANIMLAR->Şahıs Tanımlama bağlantısı ile çalıştırılır. Başlangıç işlemlerinde, yazılım paketinin ilk kurulumu esanasında, şahıs (mal sahipleri, oturanlar ve görevliler dahil tüm ilgili kişiler) tanımları yapılmıştı. Ancak girilen bilgilerin eksikliklerinin tamamlanması, hatalı girilenlerin düzeltilmesi, konutla ilişiği kesilen şahısların arşivlenmesi, yeni gelenlerin eklenmesi ve yetkilendirmeler bu program üzerinden yapılır. Yönetim muhasbe işlemlerinin sağlıklı yürütülebilmesi amacıyla bu bilgilerin hatasız girilmesi önemlidir. Ayrıca tanımı yapılan kişilerden yazılımı kullanmaya ihtiyaç duyan uyelere yetkilendirme yapılır.
Başlangıç işlemlerinde, tanımı yapılan şahısların listesi görüntülenmektedir. Bu ekranda YENİ KAYIT EKLE tuşuna basılarak yeni bir şahıs tanımı sisteme girilebilir. Mevcut şahıslardan bilgisi değiştirilmek istenenler için ise ilgili satırın üzerine çift tıklama yapılarak yada ilgili satırın üzerinde iken sağ tuş tıklandığında açılan menüden GÜNCELLE bağlantısına tıklanarak açılan form üzerinden bilgi değişikliği yapılabilir..
ŞAHISLAR sekmesinde, şahıslar listesi ve bu şahıslara ait; adı, soyadı, doğum tarihi (yazılım pakektinin kullanımda şifre işlemlerinin doğrulanması amacıyla kullanılır), e-posta adı (yazılım paketinin kullanılabilmesi amacıyla kullanıcı adı olarak kullanılır), cep telfonu, ev telefonu numaraları, ikamet yer ve adresi (çoğu zaman yönetim adresi ile aynıdır) bilgileri girilir. Ayrıca, yerel veritabanlı kullanımlarda, bilgi amaçlı kişi resim bilgisi de girilebilmektedir. Bu maksatla işlem yapılmak istenen şahıs listeden seçiler. Secim yapılan kayıt üzerinde fare sağ tuş açılan menüden istenilen komut çalıştırılır(YENİ KAYIT EKLE, GÜNCELLE, ARŞİVLE)
ARŞİVLE komutu ile yönetim ile ilişkisi kalmayan üyelerin arşivleme işlemi yapılır. Şahsın tamamen silinmesi yerine arşivlenmesi usulü benimsenmiştir. Her bir kişinin üyeliği boyunca sistemde takibi yapılmış işlemleri olabilir. Kişi kaydı tamamen silindiğinde bu işlem kaytıtları da silinecektir. Tamamen silmek yerine arşivlenerek geçmişe dönük bu kayıtların muhafazası sağlanmaktadır.
Akıllı telefon üzerinden uygulama çalıştırıldığında; listede işlem yapılacak şahıs üzerine uzun süreli basılır. Açılan menüde Yazılım Yetkileri ve Arşivle seçenekleri vardır. Bu bağlantılar ile yukarıda anlatılan işlemler yapılır.
E-POSTA girişi, güncelleme modunda yapılır. E-Posta adı sistemde tüm kullanıcılar için benzersizdir. Yani bir e-Posta adı sadece bir kullanıcı için tahsis edilebilir. Bir başkasının e-Posta adı kullanılamaz. Ancak aynı kişinin birden fazla yönetim altındaki dairlerle malik veya oturan ilişkisi olabilir. Dolayısı ile birbirinden bağımsız tanımlanan yönetimlerde, aynı kişiye ait aynı e-Postanın kullanılması gereken durumlar olabilir. Bu durumda, girlilen e-Posta adı daha önce başka bir yönetim tanımlama esnasında kullanılmış ise, söz konusu yönetimdeki tahsis edilen kullanıcı için onay e-Postası gönderilir. Kişi kendisine gönderilen e-Posta kullanımını onaylar ise yeni yönetim için yeni bir tahsis söz konusu olabilir. Sonuçta aynı kişiye ait farklı yönetimler altındaki dairelerle malik veye oturan ilişkisi olan kişi, e-Posta tanımlamaları ve gerekli yetkilendirmelerden sonra sisteme girişi yaptığında, açılış ekranında tüm bu yönetimleri liste olarak görür ve istediği yönetimi seçerek bu yönetim dahilindeki daire ile ilgili işlemleri yetkisi seviyesinde takip edebilir.
YAZILIM KULLANIM YETKİLERİ sekmesinde, yazılımı kullanmak isteyen üyeler için yetkilendirme yapılır. Yazılım paketini kullanmak isteyen uyelerin e-posta adı ve doğum tarihi mutlaka girilmelidir. Aksi takdirde yetkilendirme yapılamaz. Yetkilendirme yapılan kişinin başlangıç şifresi 11111.0 dır. İlgili kişi yazılıma giriş yaptıktan sonra şifresini değiştirerek kendi şifresini oluşturabilir. Yetkilendirme yapılacak üye bilgisi listede seçildikten sonra sağ tuş tıklandığına açılan menü üzerinden YAZILIM KULLANIM YETKİLERİ bağlantısı tıklanarak yeki sekmesine geçilir. Burada yetki gup listesinden seçim yapılır. EKLE tuşu ile şahıs bu gruba dahil edilir, ya da şahıs yetkleri listesinden yetki grubu seçildikten sonra SİL tuşu ile kişi bu gruptan çıkarılmış olur. Dört farklı yetki grubu vardır; bunlar YÖNETİCİ, MUHASEBE , DENETÇİ, ÜYELER ve İLETİ(SMS) Gönderme yetki guplarıdır.
ARŞİV sekmesinde; yönetim ile önceden ilişiği kesilen şahıslar listelenir. Bu maksatla kişi ad veya soyadından birkaç harf yazılarak ara tuşuna basılır. Varsa, kişi kayıtları listelenir. Yönetime dahil olan önceki üyeleri yeniden tamınlamaya gerek kalmadan, arşiv kayıtlarından yükleme yapılabilir.